Wyższa dostępność maszyn, maksymalna wydajność w produkcji farmaceutycznej i spożywczej i innych branżach regulowanych dzięki lepszej współpracy.

Zaawansowane technologicznie maszyny, wyrafinowane procesy i wykwalifikowani pracownicy: wiele branż pracuje na najwyższym poziomie musząc jednocześnie uwzględniać wiele regulacji dotyczących wyrobów i procesów. Aspekty te z jednej strony zapewniają opłacalność i efektywność produkcji, a jednocześnie zapewniają uwzględnienie podczas produkcji wszelkich wymagań bezpieczeństwa wyrobu. Fabrykę opuszczają wyłącznie wyroby bezpieczne i bez wad – w trosce o konsumenta i reputację firmy.

Ale co z konserwacją sprzętu? Niejasne obowiązki w zespole, niewystarczające lub zbyt późne raportowanie oraz brak wymiany informacji między działami często prowadzą do nieplanowanych i niepotrzebnie długich przestojów – a co za tym idzie do wysokich kosztów, strat w produkcji, a w najgorszym przypadku do zagrożeń bezpieczeństwa pracowników i wyrobów.

Możemy temu przeciwdziałać. W tym artykule pokazuję, jak zwiększyć dostępność środków produkcji i wydajność dzięki lepszej współpracy i optymalnemu zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa. W jaki sposób można optymalnie zintegrować obszary produkcji, utrzymania ruchu, kontroli jakości, bezpieczeństwa produktu, BHP tak, aby poprawić ogólną produktywność i bezpieczeństwo w twojej fabryce.

Nieefektywne zarządzanie utrzymaniem ruchu skutkuje brakiem dostępności oraz zagraża bezpieczeństwu

Maksymalna dostępność zasobów jest zdecydowanie najważniejszym KPI dla zarządzających aktywami, mimo tego nieplanowane przestoje są niestety powszechnych problemem w obszarze produkcji. Wnioski takie można wyciągnąć z raportu IFS Ultimo dotyczącego trendów w zakresie zarządzania aktywami przedsiębiorstwa i utrzymaniem ruchu (EAM).

Z raportu jasno wynikają też czynniki i ryzyka zagrażające bezawaryjności zakładów produkcyjnych: brak przeszkolenia operatorów oraz słaba komunikacja pomiędzy działami zajmującymi się eksploatacją, konserwacją i naprawami. Do tego zwykle dochodzą inne czynniki, takie jak utrata doświadczonych pracowników z firmy i zabranie ze sobą ważnej wiedzy specjalistycznej, doświadczenia i wiedzy o maszynach. Konsekwencją tej sytuacji są często nieefektywnie działania w zakresie konserwacji maszyn i linii produkcyjnych.

Nieodpowiednia lub nieprawidłowo przeprowadzona konserwacja prowadzi z kolei do usterek, a co za tym idzie do dalszych nieplanowanych napraw i przestojów sprzętu.

Co więcej, jeśli działamy w branży, gdzie występują duże regulacje i wymagania dotyczące zgodności wyrobu w obszarach jakości, zdrowia, bezpieczeństwa i środowiska, nieprawidłowa konserwacja może poważnie zagrozić jakości produktów oraz zdrowiu i bezpieczeństwu pracowników oraz konsumentów. Należy tego za wszelką cenę unikać – szczególnie w produkcji żywności, wyrobów medycznych, farmacji, branży kosmetycznej czy nawet produkcji lotniczej.

Zarządzanie komunikacją i procesami: kluczowe czynniki skutecznego zarządzania utrzymaniem ruchu

Po bliższym zbadaniu można zidentyfikować dwa kluczowe czynniki nieefektywnego zarządzania konserwacją, a tym samym do spadku wydajności i produktywności: brak komunikacji i nieodpowiednie zarządzanie procesami. W związku z tym wiele firm stara się wdrożyć działania usprawniające komunikację wewnątrz firmy związaną z utrzymaniem majątku. Większość firm wskazała, że swoją komunikację pomiędzy produkcją. Kontrolą jakości a działem utrzymania ruchu ocenia jako przeciętną lub wymagającą poprawy.

Pracownicy produkcji, specjaliści ds. utrzymania ruchu, KJ, BHP, kto jest odpowiedzialny za maksymalizację dostępności zasobów i zapewnienie regularnej, skutecznej i wydajnej realizacji zadań? Z punktu widzenia operatora odpowiedzialność leży po stronie personelu utrzymania ruchu. Osoby odpowiedzialne za utrzymanie ruchu często doszukują się przyczyn usterek i przestojów u operatorów urządzeń, którzy, w ich mniemaniu, nie radzą sobie z maszynami dostatecznie ostrożnie i lekkomyślnie wywołują awarie. Niedobory kadrowe, zwłaszcza w zakresie kompetentnych techników, pogarszają sytuację. Do tego dochodzą wymagania dotyczące zapewnienia jakości oraz z obszaru BHP i ochrony środowiska.

Menedżerowie ds. BHP nie są w stanie bezpośrednio monitorować sytuacji przy maszynie i realizacji działań konserwacyjnych, ale jednocześnie muszą sprawdzić, czy procedury i wytyczne są przestrzegane. Często wymaga to udokumentowania zgodności działań w kompletny i możliwy do sprawdzenia sposób, podczas gdy operatorzy i specjaliści SUR często muszą przeprowadzać konserwację i naprawy pod dużą presją czasu, aby maksymalnie skrócić przestoje. To nie sprzyja działaniom typowo administracyjnym. Dział BHP często nie ma pełniej świadomości specyfiki pracy przy maszynie lub pracach utrzymaniowych. Rezultatem są niekompletne lub obarczone dużym ryzykiem procesy ze wszystkimi ich negatywnymi konsekwencjami. Podobnie ma się sytuacja z innymi powiązanych obszarami jak KJ czy bezpieczeństwo wyrobów.

Połóż kres wadliwej komunikacji i współpracy działów poprawiając efektywność utrzymania ruchu

Trzeba przerwać to błędne koło wadliwej komunikacji i braku współpracy obszarów skutkujące problemami z utrzymaniem ruchu. Silosy danych, brak lub słaba komunikacja oraz nieefektywne dzielenie się danymi, wiedzą i doświadczeniem jako przyczyny nieefektywnego zarządzania utrzymaniem ruchu mogą być eliminowane dzięki IFS Ultimo. Wśród wspieranych przez IFS Ultimo metod poprawy komunikacji współpracy należy wymienić:

• Wspólne cele dla obszarów – Zarządzanie utrzymaniem ruchu jest złożone i wielowarstwowe, a wydajność jest wynikiem dobrej pracy zespołowej. Zadania związane z utrzymaniem ruchu muszą obejmować wszystkie działy. Operatorzy często znają sprzęt najlepiej – na co dzień pracują bezpośrednio przy maszynach. Dzięki temu mogą natychmiast zauważyć nieprawidłowości oraz zgłosić je i nawet usunąć, jeśli są do tego upoważnieni przez odpowiednie procesy i zaangażowani w realizację prostych zadań konserwacyjnych. Wymaga to aktywnej eliminacji silosów informacyjnych i barier komunikacyjnych pomiędzy zaangażowanymi działami. Jedną z praktycznych metod poprawy współpracy jest zdefiniowanie MTBF (średniego czasu między awariami) i MTTR (średniego czasu naprawy) jako wspólnych wskaźników KPI dla produkcji i SUR. Dzięki temu obszar produkcji jest zachęcany do unikania awarii (MTBF) i współpracy w diagnostyce w celu przyspieszenia MTTR.
• Zrozumienie i wzajemne uznanie – Wspólne cele ułatwiają porozumienie pomiędzy pracownikami produkcyjnymi, specjalistami ds. utrzymania ruchu a działem BHP czy zapewnieniem jakości. Zrozumienie wzajemnych ograniczeń i potrzeb pozwala tworzyć procedury osadzone w realiach pracy obszarów oraz lepiej uzasadniać potrzeby informacyjne i obowiązki dokumentacyjne wskazując ich realną przydatność dla firmy i obszaru. Procedury i wytyczne nie są już traktowane jako dodatkowa biurokracja.
• Ustrukturyzowana i bezpośrednia komunikacja -Efektywne utrzymanie ruchu wymaga eliminacji silosów informacyjnych i barier komunikacyjnych pomiędzy zaangażowanymi działami. Pomaga regularna wymiana informacji, bezpośrednie kanały komunikacji oraz wspólna, intuicyjnie obsługiwana platforma do komunikacji, wymiany danych i dokumentacji związanej z majątkiem firmy. Ścisła komunikacja pomiędzy działami wspierana jest też poprzez regularne spotkania, krótkie kanały komunikacji i co ważne szybką informację zwrotną.
• Efektywne raportowanie anomalii, awarii i działań – Poprawa efektywności działań i zarządzania utrzymaniem ruchu wymaga gromadzenie kompleksowych danych, wyciągania wniosków z nich wniosków, rejestrowania przestojów, kosztów itp. Tylko w ten sposób można podejmować świadome, opłacalne decyzje, planować konserwację predykcyjną i optymalizować procesy. Dane powinny być gromadzone w możliwie najprostszy sposób, a następnie przechowywane i analizowane na centralnej platformie, dostępnej dla wszystkich zainteresowanych. Rozwiązania mobilne do gromadzenia danych i ich odczytu powoduje, że wszystkie informacje można zebrać i przetworzyć szybko, łatwo i dokładnie tam, gdzie są potrzebne, np. bezpośrednio na hali produkcyjnej czy instalacji. Kody kreskowe, kody QR czy znaczniki NFC pozwalają określić wadliwy system oraz szybko i łatwo zapisać jego dane w tym np. wraz ze zdjęciem uszkodzenia lub źródła awarii.
• Zaplanowane przestoje i ich efektywne wykorzystanie – Maksymalizacja dostępności zasobów produkcyjnych zwiększa produktywność. Niemniej jednak przerwy w pracy są w praktyce trudne do uniknięcia. Ważne jest jednak, aby odróżnić planowane przerwy od nieplanowanych. Awaria lub nieplanowane prace konserwacyjne negatywnie wpływają na planowanie produkcji, powodują stres dla wszystkich zaangażowanych obszarów i często prowadzą do nieefektywnie realizowanych działań. Kierownicy zakładów, operatorzy i personel utrzymania ruchu powinni współpracować, aby temu zapobiegać, planując i przeprowadzając konserwację proaktywnie i z wyprzedzeniem. Dodatkowo przypadku przerw, które są i tak konieczne, na przykład w celu przezbrojenia, powinny być optymalnie wykorzystane, aby poza czynnościami typowego SUR zrealizować wymagania i działania innych obszarów np. KJ lub BHP. W tym zakresie – podobnie jak we wszystkich wymienionych powyżej punktach – konieczna jest konsultacja i koordynacja między działami.

IFS Ultimo do lepszej pracy zespołowej i skutecznego zarządzania utrzymaniem majątku

Opisane powyżej pięć punktów pokazuje, że istnieją proste metody, które mogą zapewnić większą efektywność i produktywność w zarządzaniu konserwacją i naprawami w firmie. Szczególnie kiedy jest to produkcja mocno obciążona regulacjami i wymaganiami prawnym np. produkcja farmaceutyczna, spożywcza itp. Jednak, żeby zastosować te metody potrzebujemy odpowiedniego narzędzia do eliminacji silosów danych i wykorzystania informacji we wszystkich działach, aby uczynić procesy utrzymania i współpracę w nich bardziej efektywnymi, optymalizując czas pracy i wydajność zakładu produkcyjnego. Właśnie do tego celu zostało opracowane chmurowe rozwiązanie do zarządzania aktywami przedsiębiorstwa (EAM) IFS Ultimo.

System IFS Ultimo jest zintegrowaną platformą do zarządzania utrzymaniem majątku i wszystkim aspektami z tym powiązanymi. Wdrożenie jest proste, a obsługa łatwa pomimo ogromnej, standardowej funkcjonalności.

System IFS Ultimo wspiera efektywną współpracę obszarów w ramach utrzymania majątku poprzez:

• Szeroki zakres funkcjonalności – IFS Ultimo obejmuje nie tylko zadania i funkcjonalności utrzymania ruchu, ale też obszary powiązane np. zadania operatorów, procedury bezpieczeństwa, raporty BHP, zadania KJ i inne.
• Rozwiązanie mobilne – IFS Ultimo oferuje efektywną pracę na urządzeniach mobilnych pozwalającą na zarządzanie zadaniami, dostęp do danych i rejestrację informacji w miejscu wykonywania działań
• Koło współpracy – IFS Ultimo zapewnia funkcje wspierające współpracę obszarów Utrzymania, Operacyjnego oraz Bezpieczeństwa i Jakości pozwala na wspólną pracę nad zadaniami i wzajemne uwzględnianie potrzeb i wymagań informacyjnych
• Efektywne planowanie – IFS Ultimo zapewnia zintegrowane planowanie działań oraz dostępności zasobów uwzględniające zadania i potrzeby wszystkich zaangażowanych działów. Plany mogą być optymalizowane i skutecznie dystrybuowane w organizacji. Sprzyja to strategicznemu podejściu do planowania i realizacji strategicznych działań związanych z prewencyjną/konserwacją (Preventive Maintenance / Predictive Maintenance), na które w codziennych działaniach biznesowych zwykle brakuje czasu. Dzięki ścisłej komunikacji można nadal pozostawać w kontakcie, planować projekty i optymalizować procesy.
• Zagadnienia bezpieczeństwa wyrobu i bezpieczeństwa pracy i środowiska są integralną częścią systemu – IFS Ultimo poważnie traktuje zapewnienie zgodność z regulacjami co obejmuje również przestrzeganie zasad i procedur ochrony pracowników i ich zdrowia, bezpieczeństwa produktu oraz zmniejszenie wpływu na środowisko. Głównym źródłem ryzyka dla tych kwestii są nieplanowane działania utrzymaniowe wykonywane pod presją czasu. Aby zmniejszyć ryzyka w tych obszarach zarówno w przypadku planowanej, jak i nieplanowanej konserwacji i napraw, IFS Ultimo integruje własne moduły do zarządzania zagadnieniami EHS. Zapewniają one zgodność z procedurami, na przykład pozwalając na wykonanie zadań konserwacyjnych tylko wtedy, gdy wcześniej zostały podjęte i potwierdzone w IFS Ultimo zdefiniowane działania w zakresie bezpieczeństwa. Te funkcje zapewniają bezpieczeństwo podczas realizacji działań konserwacyjnych, a jednocześnie zapewniają bezpośrednią dokumentację działań, aby uniknąć dodatkowej pracy.

Warto wdrożyć IFS Ultimo w organizacji i wykorzystać siłę Współpracy 2.0 dla poprawy efektywności, bezpieczeństwa i obniżenia kosztów w procesach utrzymania majątku i utrzymania ruchu.

autor: Bartłomiej Żak

Dyrektor Pionu Usług Doradczych InfoConsulting