Zarządzanie majątkiem, zasobami to proces planowania i przydzielania oraz optymalizacji wszystkich zasobów, które są potrzebne do realizacji celów przedsiębiorstwa z zachowaniem jakości oraz bezpieczeństwa. Zasoby te obejmują zarówno ludzi i ich kompetencje, jak i środki finansowe, sprzęt, narzędzia, materiały, wartości niematerialne i prawne. To jest podstawa współczesnego przemysłu – Przemysłu 4.0.
Nie można przy tym zapominać o rachunkowości zarządczej, dostarczającej danych i informacji niezbędnych do podejmowania przez kierownictwo przedsiębiorstwa decyzji strategicznych i operacyjnych.
Jednak w wielu organizacjach funkcje finansowe i niefinansowe zarządzania aktywami są nieodpowiednio rozłożone. Często funkcje rachunkowości finansowej koncentrują się głównie na raportowaniu retrospektywnym. Natomiast w nowoczesnych organizacjach w coraz większym stopniu rośnie potrzeba podejścia do kosztów zarządzania jako wsparcia w podejmowaniu decyzji na przyszłość, konsekwencji finansowych działań operacyjnych i lepszego podejmowania decyzji dla realizacji celów.
Brak dostosowania między funkcjami finansowymi i niefinansowymi można przypisać silosom w organizacjach, strukturom raportowania, skomplikowanym procesom biznesowym i niejednorodnym danym. A to właśnie wiedza i zrozumienie terminologii i wspólnego języka używanego przez działy finansowe i niefinansowe mogą ułatwić dyskusję, komunikację i wymianę informacji pomiędzy nimi.
Jeżeli informacje finansowe i niefinansowe, które przepływają między działami (produkcja, logistyka, zaopatrzenie, utrzymanie ruchu, magazyny, inżynieria, rachunkowość, zarządzanie ryzykiem), wykorzystują tę samą terminologię i odnoszą się do aktywów identyfikowanych w ten sam sposób, współdziałanie jest spójne z korzyścią dla pracowników i przedsiębiorstwa.
Spójna identyfikacja aktywów rzeczowych i kosztów nierzeczowych jest możliwa tylko przy rejestrach aktywów, czyli ewidencjach, prowadzonych prawidłowo, tzn. dających zawsze aktualne i spójne informacje o stanie i wykorzystaniu oraz bezpieczeństwie składników, ich użyteczności określonej przez czynniki ekonomiczne, technologiczne, fizyczne, wydajność, planowanie techniczne i finansowe.
To zaś pomaga odpowiedzieć m.in. na takie pytania:
– Czy otrzymujemy najlepszą wartość aktywów?
– W jaki sposób aktywa przyczyniają się do realizacji strategii i celów organizacji?
– Jakie zagrożenia i możliwości wynikają z posiadania tych aktywów?
– Jaki jest koszt wytworzenia produktów lub usług?
– Jaki jest wpływ na środowisko i zrównoważony rozwój?
– Jaki jest całkowity koszt posiadania poszczególnych aktywów lub ich części?
– Czy informacje są wystarczające dla podejmowania decyzji opartych na dowodach?
– Jakie aktywa nie dostarczają oczekiwanej wartości i jakie aktywa kosztują więcej, niż oczekiwano?
Tak, zarządzanie zasobami i inwentaryzacja to kluczowe elementy funkcjonowania każdego zakładu produkcyjnego teraz i w przyszłości. Ta przyszłość zależna jest od zdolności przedsiębiorstw do adaptacji do zmian technologicznych i rynkowych.
W przyszłości zarządzanie zasobami w zakładach produkcyjnych będzie coraz bardziej oparte na technologiach cyfrowych, które pozwolą na lepsze planowanie, monitorowanie i kontrolowanie procesów produkcyjnych. Jednocześnie będzie wymagało od pracowników większych kompetencji cyfrowych, analitycznych i kreatywnych. Zarządzanie zasobami będzie również coraz bardziej ukierunkowane na cele strategiczne generujące dużą wartość dla przedsiębiorstwa.
Przyszłość zarządzania zasobami i inwentaryzacji będzie kształtowana przez rozwój nowoczesnych technologii, takich jak sztuczna inteligencja (AI), internet rzeczy (IoT), blockchain, big data lub chmura obliczeniowa. Te technologie pozwolą na automatyzację procesów, lepsze monitorowanie i analizę danych, większą przejrzystość i śledzenie pochodzenia zasobów, a także na elastyczne dostosowywanie się do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb klientów. To jedyna droga do ciągłego śledzenia stanu i optymalnego zużycia towarów, maszyn, części, sprzętu, a więc do inwentaryzacji permanentnej dotyczącej wielu atrybutów każdego składnika.
W Polsce inwentaryzacja jest w dalszym ciągu postrzegana jako zło konieczne wynikające tylko z ustawy o rachunkowości. Niezależnie czy mówimy o środkach trwałych, czy aktywach obrotowych, najczęściej robi się ją tylko zgodnie z terminami określonymi we wskazanym akcie prawnym, co oznacza, że już następnego dnia dane o stanie aktywów nie są aktualne. Dlaczego tak jest? Wynika to przede wszystkim ze złego zdefiniowania, używania samego pojęcia „inwentaryzacja”. U nas definiuje się jako ogół czynności rachunkowych służących do potwierdzenia stanu aktywów. Zatem według tej definicji inwentaryzacja służy tylko działom finansowym, księgowości i jest zbędnym obciążeniem dla produkcji, logistyki, magazynowania i utrzymania ruchu. Nie przynosi tym działom żadnej wartości.
Jednak druga definicja pojęcia „inwentaryzacja” mówi o tym, że jest to wykaz majątku, wykaz inwentarza, rejestr zasobów. Wykaz, a więc ewidencja, to zgromadzone dane o aktywach, ich wartości, stanie technicznym i stanie bezpieczeństwa, kosztach napraw, użytkowaniu, lokalizacji w przedsiębiorstwie. I najważniejsze – informacje, jaką korzyść przynosi przedsiębiorstwu teraz i w przyszłości.
Takie ewidencje są prowadzone w większości naszych przedsiębiorstw produkcyjnych, a nawet w biurach. Niestety, w bardzo rozproszony i niespójny sposób.
Często inwentaryzacje są wykonywane tylko zgodnie z terminami określonymi w ustawie o rachunkowości. To zbyt rzadko dla efektywnego wykorzystania majątku rzeczowego.
W wielu krajach nie ma w przepisach dotyczących rachunkowości terminów wykonywania inwentaryzacji. W ogóle nie ma wpisanego obowiązku robienia inwentaryzacji. Pomimo braku takich zapisów aktywa rzeczowe są pod stałą kontrolą. Stale się je inwentaryzuje i analizuje dane, określa stan i przydatność niezależnie od wartości początkowej i rynkowej. Dzięki temu nie tylko można określić koszty eksploatacji, koszt magazynowania, ale również mieć zawsze aktualne dane dla sprawozdawczości finansowej, dla rachunkowości zarządczej. W zależności od zakresu i kraju określa się to jako Inventory Management, Asset Management, Asset Inventory lub Asset Inventory Management. Jest to zarządzanie aktywami na potrzeby ciągłego określania stanu i przydatności, wartości, jaką daje przedsiębiorstwu, oraz dla sprawozdawczości finansowej.
Aby prawidłowo zarządzać aktywami, trzeba wiedzieć, czym się dysponuje, po co się posiada składniki majątku i kto za te aktywa odpowiada. Zawsze trzeba mieć aktualne dane o ich stanie dla optymalnego ich wykorzystania. Wszystkie wskaźniki, metodyki i procedury służą jednemu – zwiększeniu wartości otrzymywanej z aktywów trwałych i obrotowych. Służą jak najlepszemu zarządzaniu majątkiem.
Konieczność efektywnego zarządzania aktywami, czyli i inwentaryzacja, to nie tylko prowadzenie ewidencji tego, co mamy i jaki był koszt zakupu. Niezależnie czy są to aktywa trwałe, czy obrotowe, ilość danych niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania przemysłu stale się zwiększa. To jest wymóg współczesnego świata i zmieniających się warunków działania.
Jaka jest przyszłość zarządzania zasobami w zakładach produkcyjnych i magazynach, w biurach? Niewątpliwie będzie coraz bardziej oparte na danych i analizach, które pozwolą na optymalizację wykorzystania surowców, energii, maszyn i ludzi. Będzie coraz bardziej zintegrowane z systemami planowania i sterowania produkcją, które umożliwią lepsze dopasowanie popytu i podaży oraz szybsze reagowanie na zmiany rynkowe i sytuacje kryzysowe. Aby to zrealizować, trzeba będzie coraz bardziej wykorzystywać technologie cyfrowe, takie jak internet rzeczy, sztuczna inteligencja, uczenie maszynowe, robotyka, druk 3D i blockchain, które zwiększą efektywność, jakość i elastyczność procesów produkcyjnych i logistycznych.
Jak nowe technologie i nowoczesne procesy wspierają lub będą wspierały zarządzaniem zasobami? Najważniejszym trendem jest zwiększenie automatyzacji wszelkich procesów oraz zarządzania nimi.
Automatyzacja procesów polega na wykorzystaniu oprogramowania, robotów, sensorów do wykonywania zadań związanych z zarządzaniem zasobami i inwentaryzacją. Automatyzacja pozwala na zmniejszenie błędów ludzkich, oszczędność czasu i kosztów, a także lepsze monitorowanie i analizę danych. Jednak aby automatyzacja była efektywna, niezbędne jest wdrożenie spójnych, jasnych procedur i instrukcji zarządzania we wszystkich działach przedsiębiorstwa. Konieczne jest też wzmocnienie kompetencji twardych i miękkich pracowników na wszystkich szczeblach procesów.
Sztuczna inteligencja może pomóc w prognozowaniu popytu i zapotrzebowania na zasoby, optymalizowaniu alokacji i harmonogramów pracy, a także w wykrywaniu anomalii i ocenie ryzyka wystąpienia awarii. Już teraz AI w coraz większym stopniu pomaga w podejmowaniu decyzji oraz generowaniu rekomendacji i wniosków zarówno dotyczących działań poszczególnych obszarów przedsiębiorstwa, jak i całej jednostki.
Internet rzeczy (IoT) umożliwia zdalne sterowanie i zarządzanie urządzeniami, zbieranie danych o stanie i zużyciu, wydajności, anomaliach, a także o zapasach w magazynie i transporcie. Internet rzeczy polegający na łączeniu przedmiotów fizycznych z siecią internetową za pomocą wbudowanych czujników, mikroprocesorów i modułów komunikacyjnych (RFID, 5G) zwiększa efektywność wykorzystania składników i szybkość oraz ciągłość analizowania danych
Blockchain może zapewnić niezawodną i bezpieczną wymianę informacji i wartości między różnymi podmiotami zaangażowanymi w łańcuch dostaw, a także ułatwić śledzenie pochodzenia i jakości zasobów.
Big data pomaga w analizowaniu dużych ilości danych zebranych z różnych źródeł i wyciąganiu z nich wniosków i rekomendacji dotyczących zarządzania zasobami i inwentaryzacją.
Chmura obliczeniowa umożliwia łatwy dostęp do danych i aplikacji z dowolnego miejsca i urządzenia, a także skalowanie i integrację rozwiązań technologicznych. Nie można jednak zapomnieć o koniecznym zabezpieczeniu danych w kilku miejscach.
A jaka jest przyszłość inwentaryzacji będącej nieodłączną częścią zarządzania aktywami?
Inwentaryzacja będzie coraz bardziej automatyzowana i zdalna dzięki wykorzystaniu czujników, etykiet 2D, 3D i RFID, dronów i kamer, które pozwolą na ciągłe monitorowanie stanu i lokalizacji zapasów i środków trwałych oraz szybkie wykrywanie nieprawidłowości i strat.
Jej coraz większą dokładność i aktualność zapewnia wykorzystanie i zintegrowanie systemów ERP i WMS, EAM, MES, CMMS, które pozwolą na połączenie danych z różnych źródeł i platform oraz automatyczne generowanie raportów dotyczących zapotrzebowania i dostępności zapasów w sposób ciągły. To zaś umożliwi odejście od inwentaryzacji okresowych, pozostawiając tylko konieczność kontroli statystycznej lub audytów zarządzania majątkiem.
Inwentaryzacja będzie coraz bardziej optymalna i zrównoważona dzięki wykorzystaniu algorytmów i narzędzi analitycznych, które pozwolą na redukcję kosztów magazynowania i transportu zapasów oraz minimalizację ryzyka niedoboru lub nadmiaru zapasów.
Wniosek
Nowoczesne technologie wpłyną na sposób zarządzania inwentarzem, zasobami, aktywami poprzez zwiększenie ich widoczności, śledzenia i kontroli w całym łańcuchu dostaw i wykorzystania zasobów,
poprzez poprawę ich wydajności, jakości i bezpieczeństwa w procesach produkcyjnych, umożliwienie ich lepszego dopasowania do potrzeb klientów zewnętrznych i zewnętrznych oraz tworzenie nowych wartości i modeli biznesowych.
Jednak musi się zmienić nasze podejście mentalne do zarządzania majątkiem, do inwentaryzacji, do pokazywania rzeczywistych kosztów i eliminacji zbędnych obciążeń.
Czy w najbliższym czasie czeka nas Industry 5.0?
O autorze:
Jan Krzysztof Fedorowicz , założyciel i prezes jednej z najstarszych spółek specjalizującej się w inwentaryzacjach i zarządzaniu majątkiem rzeczowym. Przez ponad 25 lat pracował dla największych przedsiębiorstw i instytucji w Polsce i za granicą. Założyciel i prezes Fundacji KeroDefa promującej nowoczesne zarządzanie majątkiem. Certyfikowany trener biznesu, certyfikowany trener Standardu HRD BP, twórca metodyki Inwentaryzacja 4.0™. Członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Majątkiem Technicznym PAMMS (www.pamms.pl), członek Stowarzyszenia PSTD (www.pstd.org.pl).
