Rozliczenie to nie jest tylko przedstawienie w raporcie różnic ilościowych i wartościowych, a następnie ich skompensowanie. Niestety, w wielu przedsiębiorstwach tak właśnie zamyka się inwentaryzację. Sumuje się różnice wartościowe i wynik jest księgowany jako nadwyżki lub niedobory. Zrobiliśmy już inwentaryzację, a właściwie jej trzy etapy: przygotowanie, realizację i zakończenie.
Realizacja to weryfikacja lub potwierdzenie stanu albo spis z natury. Zakończenie to rozliczenie ilościowo-wartościowe składników majątkowych poprzez zestawienia stanów zgodnych i wszelkich różnic. Chciałbym zwrócić uwagę na wyrażenie: „wszelkich różnic”.
Rozliczenie to nie jest tylko przedstawienie w raporcie różnic ilościowych i wartościowych, a następnie ich skompensowanie. Niestety, w wielu przedsiębiorstwach tak właśnie zamyka się inwentaryzację. Sumuje się różnice wartościowe i wynik jest księgowany jako nadwyżki lub niedobory.
Powszechne jest również podejście, że ostatnim dokumentem zamykającym inwentaryzację jest tylko sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej z przebiegu inwentaryzacji. Takie podejście nie jest właściwe.
Różnice inwentaryzacyjne to wszelkie rozbieżności stanu faktycznego w stosunku do istniejących ewidencji i wymagań technicznych i formalnych zarówno aktywów obrotowych, jak i trwałych.
Dlatego komisja inwentaryzacyjna powinna w swoim sprawozdaniu przedstawić stan ewidencyjny i stan faktyczny składników dotyczący w szczególności:
- Ilości.
- Wartości.
- Lokalizacji.
- Sposobu składowania.
- Użytkownika.
- Stanu technicznego i zgodności z BHP.
- Danych o składniku i opisu.
- Oznakowania.
- Przydatności i efektywności wykorzystania.
- Zabezpieczenia.
To właśnie te dane i informacje powinny być uwzględnione w prawidłowej inwentaryzacji, postrzeganej jako narzędzie gospodarki zasobami. I tu dochodzimy do czwartego etapu inwentaryzacji. Na podstawie zweryfikowanych różnic należy bezwzględnie określić przyczynę ich powstania, a następnie w sprawozdaniu przedstawić wnioski. Czy jest to może wina systemów ewidencyjnych i ich niespójności? Czy może to są nieprawidłowe procedury przyjęć, składowania, produkcji, użytkowania i wydawania, ewidencjonowania? Czy może wynika to z błędów popełnianych przez pracowników, może z kradzieży? A może to są różnice mieszczące się w granicach norm tolerancji obmiaru lub wynikające z ubytków? Tak, to jest praca przypominająca działania detektywistyczne. Analiza danych obecnych i historycznych, analiza procedur i zachowania pracowników wskaże przyczynę powstawania różnic.
Ale tylko tak możemy dociec przyczyn powstawania rozbieżności, wyciągnąć właściwe wnioski. Oczywiście prawidłowe wnioski mogą być wyciągnięte tylko wtedy, gdy dane są prawidłowe, faktyczne, niepodważalne.
Wnioskowanie, a zatem analizę danych zgodnych i różnic, najlepiej przeprowadzać według ustalonych kryteriów.
Kryterium to czynnik służący za podstawę oceny, wyboru lub kwalifikacji.
Tylko ustalając kryteria, możemy ocenić, czy gospodarka aktywami jest prawidłowa, czy należy ją udoskonalić.
Możemy przyjąć, że kryteria ogólne dotyczą:
- legalności,
- gospodarności,
- celowości,
- rzetelności,
Kryteria wnioskowania po inwentaryzacji powinny dotyczyć:
- Instrukcji Inwentaryzacji (Planu Projektu)
- Zgodności Instrukcji Inwentaryzacyjnej z obowiązującymi przepisami i celami gospodarczymi.
- Prawidłowości przeprowadzenia inwentaryzacji.
- Pełności przeprowadzenia inwentaryzacji.
- Zgodności i różnic ilościowo-wartościowych
- W poszczególnych obszarach przedmiotowych.
- W poszczególnych obszarach podmiotowych.
- W poszczególnych przedziałach czasowych.
- Dopuszczalności i istotności różnic.
- Kompensat przedmiotowych.
- Spójności i jednorodności danych w ewidencjach.
- Oznakowania lokalizacji i składników.
- Prawidłowości i jednoznaczności oraz jasności procedur zarządzania majątkiem, czyli gospodarki zasobami.
- Kompetencji pracowników, ich wiedzy, umiejętności i postaw w zakresie gospodarowania zasobami.
- Przydatności ekonomicznej składników.
- Bieżącej.
- Przyszłej.
- Prawdopodobnej.
- Poziomu zapasów.
Dla każdej instytucji lub przedsiębiorstwa kryteria są inne i wynikają wprost z zakresu działalności oraz zakresu inwentaryzacji. Inne są dla magazynów towarów, inne dla firm produkcyjnych. Inne kryteria muszą być wyznaczone dla środków trwałych w biurach, a inne dla środków trwałych w halach produkcyjnych. Kryteria do analizy mogą być ustalone jako opisowe, liczbowe, potwierdzające lub odnoszące się do obowiązujących KPI. Analiza danych i informacji według powyższych kryteriów umożliwi nie tylko stwierdzenie, czy zgadza się stan faktyczny z danymi ewidencyjnymi. To również potwierdzenie, czy wszystkie procesy gospodarki zasobami są prawidłowe lub czy są obszary, w których należy dokonać modyfikacji.
Bardzo istotną, jeżeli nie najważniejszą kwestią jest odpowiedź na pytanie: dlaczego powstały teraz lub powtarzają się rozbieżności? Do tego niezbędne jest porównanie wyników inwentaryzacji obecnej i z lat poprzednich. Po analizie wyników historycznych może się okazać, że różnice dotyczą tych samych obszarów. Jest to podstawa do przyjrzenia się nie tylko procesom i procedurom, sposobom ewidencjonowania w różnych systemach, ale i do przeanalizowania zachowania pracowników. Warto się ich zapytać, jak oni oceniają procedury, dlaczego ich nie stosują, dlaczego robią „po swojemu”. Może to właśnie oni znają inną przyczynę powstawania różnic ilościowych lub niegospodarności? Może wiedzą, jak rozwiązać problemy? Informacje zebrane z ewidencji, obserwacji i rozmów są podstawą do przedstawienia wniosków.
Ponieważ analizowanie danych i informacji wymaga wiedzy specjalistycznej, komisja inwentaryzacyjna powinna współpracować lub mieć w swoim składzie osoby znające się najlepiej na poszczególnych zagadnieniach. Dlatego już na etapie przygotowania inwentaryzacji należy odpowiedni dobrać jej skład lub określić, które osoby będą współdziałać w projekcie. Dokładnie zostało to opisane w poprzednich artykułach. Tylko gdy są wyciągnięte właściwe wnioski dotyczące przyczyn powstawania niezgodności, można te przyczyny wyeliminować. Na podstawie zidentyfikowanych obszarów rozbieżności i ustalenia przyczyn ich powstania należy przedstawić rekomendacje zmian. Jest to rola Komisji Inwentaryzacyjnej albo całego zespołu projektowego, w zależności od ustaleń wstępnych. Nie należy jednak zwlekać z przedstawieniem propozycji usprawnień lub chociaż tylko z pokazaniem kierunku i zakresu koniecznych przekształceń.
Jak każde narzędzie, również inwentaryzacja i informacje z niej wynikające mogą się zdezaktualizować lub „czekać na wolny termin”. Potem już nikt nie będzie miał czasu ze względu na bieżące obowiązki, nowe projekty, usuwanie awarii, wdrożenia.
Jeżeli inwentaryzacje potraktujemy jako narzędzie ciągłego procesu usprawniania gospodarki magazynowej i bezpieczeństwa oraz określania stanu i potrzeb przedsiębiorstwa, mamy otwartą drogę do zwiększania efektywności we wszystkich obszarach.
Inwentaryzacja postrzegana jako przykry obowiązek okresowego liczenia zgodnie z ustawą o rachunkowości nie da takich efektów. Nie jest możliwe naprawianie procesów zarządzania, jeżeli robimy tylko remanent i tylko co roku dla aktywów obrotowych lub co cztery lata dla środków trwałych. Nie wyciągniemy wniosków, nie przedstawimy propozycji zmian. Nic nie zmienimy. Siłą napędową rozwoju jest doskonalenie każdego obszaru działalności przedsiębiorstwa i zmiany w postawach ludzi. Bez inwentaryzacji, czyli określania w sposób ciągły zasobów i potrzeb, nie będziemy się rozwijać. Bez wniosków i rekomendacji zmian doskonalących procesy inwentaryzacja jest niepełna. A jeżeli jest niepełna, to jest zbędna.
Jeżeli chcemy usprawnić zarządzanie i zwiększyć możliwości rozwoju przedsiębiorstwa poprzez optymalizację procesów, najbardziej potrzebna jest zmiana mentalności pracowników wszystkich szczebli oraz postrzegania inwentaryzacji jako wymogu rachunkowości. Podstawą w obecnym świecie jest porządek w danych i pełne oraz optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów. Działanie nie w okresach rozliczeniowych czy sprawozdawczych, lecz w czasie rzeczywistym, działanie dyktowane bieżącymi zdarzeniami, a nie dokumentami – jest podstawą optymalizacji.
Jaka jest przyszłość inwentaryzacji? Jak technika i technologia mogą ją usprawnić? Czy jest możliwa automatyczna i ciągła inwentaryzacja bez zbędnych nakładów? O tym już niebawem.
autor:
Jan Krzysztof Fedorowicz, założyciel i prezes jednej z najstarszych spółek specjalizującej się w inwentaryzacjach i zarządzaniu majątkiem rzeczowym. Przez ponad 25 lat pracował dla największych przedsiębiorstw i instytucji w Polsce i za granicą. Założyciel i prezes Fundacji KeroDefa promującej nowoczesne zarządzanie majątkiem. Certyfikowany trener biznesu, certyfikowany trener Standardu HRD BP, twórca metodyki Inwentaryzacja 4.0™. Członek zarządu Polskiego Stowarzyszenia Zarządzania Majątkiem Technicznym PAMMS (www.pamms.pl), członek Stowarzyszenia PSTD (www.pstd.org.pl).
