Baza dobrych praktyk w postaci intuicyjnego oprogramowania wykorzystywanego przez operatorów na stanowiskach pracy stanowi kolejny krok w kierunku doskonalenia organizacji. Zapewnienie łatwego dostępu do najważniejszych informacji i instruktaży wpływa na wzrost efektywności pracowników i zwiększenie dostępności maszyn.

Dobre praktyki w firmie produkcyjnej

Dobre praktyki to zgodnie z definicją działania mające na celu udoskonalenie standardów prowadzonej działalności. Zakres dokumentów powinien być spersonalizowany i dostosowany do potrzeb wybranej organizacji. Praktyki te powinny być wdrażane na stałe i możliwe do powtórzenia w miejscach o zbliżonym stylu działania, co jest szczególnie ważne dla przedsiębiorstw dysponujących licznymi oddziałami.

Dobre praktyki w zakładach przemysłowych mogą dotyczyć zarówno procesów produkcyjnych (SOP, instruktaże stanowiskowe), jak i administracyjnych (BHP, onboarding, szkolenia). Samo stworzenie i posiadanie dobrych praktyk to jednak dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to ich dostępność oraz świadomość pracowników dotycząca wykorzystania dokumentacji.

Każdy, kto miał okazję pracować w przeciętnym zakładzie przemysłowym, doskonale wie, jak wygląda dostęp do dobrych praktyk – regał z trudnymi w identyfikacji segregatorami zawierającymi kilka egzemplarzy SOP-ów czy instruktaży nie jest zbyt często odwiedzany przez pracowników obawiających się obniżenia czasu produktywnego i wiążących się z tym konsekwencji. Pracodawcy twierdzą, że oferują dostęp do dokumentów, więc spełniają obowiązujące standardy. Jednak w nowoczesnym przemyśle nie chodzi jedynie o spełnianie standardów, lecz o ich stałe doskonalenie.

Aplikacja online zamiast segregatorów

Przełomowym rozwiązaniem problemu dostępu do dokumentacji może być nowoczesne oprogramowanie wdrożone na stanowisku pracy. Zamiast przeszukiwania stosów dokumentów operatorzy mogą korzystać z intuicyjnej aplikacji. Przygotowywanie instruktaży przy użyciu takiego rozwiązania jest banalnie proste – tworzenie materiałów w formie wideo, graficznej lub tekstowej może odbywać się bezpośrednio z urządzenia mobilnego. Oznacza to znaczne ograniczenie czasu oraz innych zasobów niezbędnych do wdrożenia dobrej praktyki. Uporządkowane informacje są zgromadzone w jednym miejscu i łatwe do odnalezienia. Możliwość tworzenia instruktaży w wielu wersjach językowych gwarantuje równość dostępu do wiedzy wszystkim pracownikom.

Jak funkcjonuje przeciętna organizacja, która nie dysponuje bazą dobrych praktyk? I jak na tym polu wyróżnia się firma, która korzysta z nowoczesnych narzędzi do budowania takiej bazy? Omówmy to na przykładzie.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której operator rejestruje nietypowy problem z maszyną. Po ustawieniu detalu w określonym położeniu identyfikuje on zjawiska zwiastujące potencjalną awarię, takie jak nietypowe dźwięki czy mikro przestoje. Jak wygląda rozwiązanie takiego problemu w organizacjach, które nie dysponują bazą dobrych praktyk? Operator bez dostępu do dokumentacji może samodzielnie podejmować próbę rozwiązania problemu (niekoniecznie prawidłową) lub też wręcz przeciwnie – w każdym przypadku informować o nieprawidłowościach swojego przełożonego.

Jaki będzie tego efekt? Działania podejmowane przez osobę bez odpowiednich uprawnień mogą wpłynąć na pogorszenie stanu technicznego maszyny, co doprowadzi do obniżenia jej dostępności. Z drugiej strony brak określenia standardów może sprawić, że rozwiązywanie błahych problemów będzie wymagać zbędnego angażowania innych osób, co przyczyni się do obniżenia efektywności maszyny i pracowników, a także zwiększenia czasu nieproduktywnego. Rozwiązanie problemu bez jego udokumentowania sprawia, że baza dobrych praktyk znajduje się jedynie w głowach operatorów lub kierowników zajmujących się konkretną maszyną. Silosy informacyjne ograniczają dostęp do wiedzy – informacje nie docierają do pozostałych linii, wydziałów czy fabryk wykorzystujących takie same maszyny i borykających się z podobnymi problemami.

Jak wygląda rozwiązanie takiego problemu, jeżeli firma posiada oprogramowanie wyposażone w bazę dobrych praktyk? Operator ma dostęp do dokumentu, w którym znajdzie informacje o najczęściej pojawiających się incydentach oraz sposobach działania obejmujących kolejno bezpośrednią reakcję operatora na stanowisku, a następnie zgłoszenie zdarzenia. Pracownik uzyskuje informacje z poziomu urządzenia, na którym pracuje – nie musi więc oddalać się od stanowiska, ryzykując wzrostem czasu nieproduktywnego spędzonego na poszukiwaniu wsparcia, nie musi także angażować w rozwiązanie prostego problemu kilku innych pracowników, odciągając ich od własnych zadań.

Ustandaryzowane działania powinny znajdować się w zakresie kompetencji operatora – może to być np. sprawdzenie pozycji detalu czy narzędzia. Jeśli problem nie zniknie lub będzie się powtarzać, zgodnie z dokumentem kolejnym działaniem jest przekazanie informacji do osób odpowiedzialnych za stan techniczny maszyn. W tym przypadku proces jest przewidywalny, a zaplanowane działania pozwalają możliwie szybko rozwiązać problem.

Pracownik nie próbuje naprawiać maszyny na własną rękę, co pozwala uniknąć większych awarii. Jeżeli natomiast maszyna musi być serwisowana, przełożony jest w stanie błyskawicznie przekierować operatora do obsługi innej, sprawnej maszyny. Baza dobrych praktyk pozwala zagregować wiedzę w jednym miejscu – wskazówki dotyczące rozwiązania problemu z maszyną są dostępne dla pozostałych pracowników pracujących na takich samych maszynach – nawet, jeżeli pracują oni na innym wydziale czy linii. Rozbicie silosów informacyjnych eliminuje konieczność wielokrotnego rozwiązywania tych samych problemów.

Optymalizacja procesów i zasobów

Dostęp do bazy dobrych praktyk na każdym stanowisku pracy wpływa na optymalizację pracy całego zakładu. Od tej pory pracownik może samodzielnie podejmować bezpieczne próby reakcji na pojawiające się zdarzenia zgodnie z wyznaczonymi standardami. Oprócz oczywistych korzyści, takich jak wzrost efektywności, warto w tym miejscu wspomnieć o rosnącym zaangażowaniu oraz motywacji pracowników – umiejętność wykorzystywania dostępnych informacji oraz rozwiązywania problemów stanowi potwierdzenie zaradności i samo dzielności pracownika, co wpływa na wzrost pewności siebie w pracy.

Stworzenie bazy dobrych praktyk przynosi pracodawcy korzyści na różnych poziomach. Poprawę można odczuć w finansach – zmniejszenie liczby błędów i szybka reakcja na awarie ograniczają koszty związane z serwisowaniem. Dostęp do wiedzy wpływa na poczucie bezpieczeństwa pracowników, co ma przełożenie na zmniejszenie rotacji i optymalizację kosztów onboardingu. Wdrożenie pracownika również jest krótsze z uwagi na stały dostęp do pomocy w postaci instruktaży.  Zaangażowanie doświadczonych operatorów w tworzenie dobrych praktyk pozwala opisać instrukcje w zrozumiały dla wszystkich sposób, a także gwarantuje utrzymanie kluczowych informacji w firmie, niezależnie od rotacji pracowników. Baza dobrych praktyk zapewnia też lepszą kontrolę oraz przewidywalność w organizacjach wielozakładowych.

Baza dobry praktyk wspierana nowoczesnym oprogramowaniem to skuteczne narzędzie optymalizacji pracy w zakładach przemysłowych. Eliminacja silosów informacyjnych i propagowanie dobrych praktyk w całej organizacji pozwala szybciej reagować na incydenty, ułatwia standaryzację procesów oraz zapewnia kontrolę i przewidywalność działań.

Źródło // noSilo